Lösningar för ekonomi och inköp

Skanning och tolkning | Kundfakturering | Leverantörsfakturahantering | Print och distribution | Elektronisk arkivering | Avtalshantering | Inköpshantering | Mobilitet

Skanning och tolkning

Mängden dokument och information som anländer till företag och organisationer idag är enorm och ökar konstant. Att ha kontroll över vad som kommer in, vem det berör och hur informationen ska behandlas är en utmaning för många verksamheter. Vi hjälper våra kunder att genomlysa den process de har idag och ersätta så många manuella moment som möjligt med hjälp av intelligent programvara. Vi ser till att dina dokument görs tillgängliga och sökbara för handläggarna ute i din organisation så snart de anländer till er.
Är din fakturahantering kostsam och tidskrävande? Automatisera!

Nu kan du byta försenade betalningar, försvunna fakturor och tidskrävande hantering mot en smidig och automatiserad lösning som förbättrar dina interna processer och relationer med såväl kollegor som leverantörer.
Att hantera fakturor elektroniskt är enkelt och lönsamt för alla. Du förbättrar produktiviteten, effektiviteten och kontrollen över verksamheten. Det enda du förlorar är pappershanteringen. Vipetechs fakturalösningar bygger på 20 års erfarenhet och produktutveckling och tillsammans med våra partners erbjuder vi dig marknadens vassaste lösningar. Ta kontrollen över dina fakturor på ett snabbt och enkelt sätt, redan idag.

Kundfakturering

Hos de flesta företag, förvaltningar, organisationer och föreningar skrivs det dagligen ut massor av dokument som ska skickas med post. Det kan handla om fakturor, avier, orderbekräftelser, inköpsordrar, vanliga brev, meddelanden eller kanske någon kampanj.
Att hantera mallar, olika system och lokala skrivare är ofta krångligt och kostsamt.
Vi kan på ett säkert, tryggt och enkelt sätt hjälpa dig med denna hantering. Med vår hjälp kan du bekymmersfritt och kostnadseffektivt nå dina kunder. Vipetechs lösningar sparar så mycket som upp till 70 % av dina kostnader för dokumenthantering och utskick!
Vipetech kommer att göra din vardag enklare. Du kan eliminera manuell hantering, spara kostnader, minska komplexiteten och förbättra din kundkommunikation.
Våra lösningar är för företag, organisationer och föreningar som letar efter ett tryggt och smart sätt att enkelt utforma, hantera och leverera dokument och fakturor till sina kunder.

Leverantörsfakturahantering

Många företag vill minska kostnaden och det resurskrävande arbete manuella finansiella processer orsakar.
Man vill leverera mer med mindre personal och utnyttja IT för att göra verksamheten mer effektiv.
Problemet är ofta att Kund/Leverantörsreskontra kostar för mycket att driva, och kostnaden växer. Det är tidskrävande att attestera, kontera och matcha fakturor mot inköpsorder. Många upplever också att man inte har full kontroll över dom fakturor man får in.
För att lösa detta vill man automatisera de finansiella processorerna.
Oavsett om du har ett litet eller stort företag har Vipetech den perfekta lösningen. Färdigpaketerade kostnadseffektiva lösningar för det mindre företaget såväl som anpassningsbara lösningar för storföretag till en kostnad relaterat till de volymer du har.

Företag som använder Vipetechs lösningar kan automatisera fakturahanteringen så att upp till 95 % av leverantörsfakturorna körs igenom en helt automatiserad process utan någon som helst manuell hantering. Dessutom sparar man värdefull tid genom att se till att rätt fakturainformation presenteras för rätt person i rätt tid.

Print och distribution

Aldrig förr har det funnits fler vägar till kommunikation än nu. Men trots att digitaliseringen ökar i snabb takt, har det fysiska brevet inte spelat ut sin roll. Tvärtom.

Det blir allt vanligare att få fakturor och avier skickade till sig digitalt. Men än så länge är det många av oss som vill ta emot viktig information via den egna brevlådan. Därför är det fysiska brevet överlägset störst för den här typen av kommunikation.
Genom Vipetech får du tillgång till marknadens bästa mjukvaror för distribution av dina utgående dokument och du kan med fördel vända dig till oss för en enkel, flexibel och smart produktion och distribution av fysiska brev i hela norden. Oavsett om du vill ha det i färg eller svartvitt, med bilagor och A-eller B post kan vi hjälpa dig med den lösning som passar bäst.

Elektronisk arkivering

Att förvara räkenskapsinformation på papper i pärmar är både dyrt, krångligt och väldigt otympligt. Det är också ofta svårt att söka fram flera års gammal information på ett enkelt sätt.
Men enligt bokföringslagen skall räkenskapsinformation bevaras i antingen a) vanlig läsbar form (dokument), b) mikroskrift som kan läsas med förstoringshjälpmedel, eller c) annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas endast med tekniskt hjälpmedel (maskinläsbart medium) och som genom omedelbar utskrift kan tas fram i sådan form som avses i a) eller b) (jfr 7 kap. 1 § första stycket BFL).

Genom Vipetechs lösningar kan ni följa lagen utan allt krångel. Enkelt, åter sökbart, med omedelbar möjlighet till utskrift. Lagringen sker i 1 + 7 år på ett säkert och tillgängligt sätt i Sverige, nåbart direkt via din dator eller läsplatta.
Dessutom kommer Er revisor jubla över hur enkelt det är att hitta den information dom efterfrågar utan att behöva bläddra i pärmar utan att behöva skanna in informationen.

Avtalshantering

Att hålla koll på sina avtal är ibland rätt svårt, dom finns i olika pärmar, i mappar och kanske lokalt hos den som tecknat avtalet. Ibland kan det vara väldigt kostsamt att glömma säga upp den där licensen eller missa att avsluta leasingkontraktet på kopiatorn.
Genom Vipetechs lösningar kan du hantera dina leverantörskontrakt mer effektivt. Med kontraktshantering i leverantörsfakturasystemet kan du automatisera återkommande leverantörsfakturor, såsom prenumerationer, hyror, medlemskap och tjänsteavtal. Lösningen ser också till att dina leverantörskontrakt är i säkert förvar, enkla att komma åt och enkla att följa. Du får automatiskt påminnelser när det är dags att förlänga eller avsluta ett kontrakt.

Inköpshantering

Upphandling utan inköpsorder är kostsamt, långsamt och okontrollerat.
Vad gäller indirekt upphandling uppstår problem som exempelvis dyra oplanerade inköp utan godkända leverantörer eller förhandlade priser. Effekten av oplanerade utgifter kan nå hela vägen till leverantörsreskontran där man behöver ödsla tid på att ta reda på vem som har lagt en order och vem som godkände fakturan.
Våra automatiserade lösningar kan stödja alla steg i upphandlingsprocessen, inklusive rekvisition av inköpsorder, bekräftelseprocess av inköpsorder, behandling av följesedlar och mycket mer.
Med dagens olika system kan du enkelt låta dina anställda handla direkt på dina leverantörers hemsidor, men med rätt pris och rätt benämning. Men en enkel koppling kommer du sedan ha allt färdigt i ditt system för en automatiserad process från inköp till betalning.
Är du inom bygg, el eller VVS branschen har vi också marknadens vassaste system för prisjämförelser, lagerkontroll och projektbudget. Allt i ett system, med dina rabatter, dina avtalade priser och enkel avtalsuppföljning.

Mobilitet

Att behöva åka in till kontoret för att attestera den där fakturan, eller för att bara konstatera att den inte var till dig utan till din kollega känns inte så modernt.
Vi har i dag vant oss vid att kunna göra allt fler saker på våra mobiler, allt från bankärenden till att handla.
Självklart ska även så enkla saker som att godkänna eller avslå omkostnadsfakturor, lägg till eller uppdatera konteringen, godkänna eller avslå avvikelser utanför toleransnivåer för orderbaserade fakturor eller godkänna inköpsorder gå att göra.
Genom Vipetechs olika lösningar kan du fatta beslut 24 timmar om dygnet - på bussen, hemifrån eller var de vill, på vilken mobil enhet som helst.

Icon depicting arrow-circle-up