EDI-faktura

EDI-faktura även kallad E-faktura (elektronisk faktura) är en faktura som skickas helt elektroniskt.

Electronic Data Interchange

EDI är en förkortning av ”Electronic Data Interchange”, vilket är en metod för att överföra information elektroniskt. Oftast handlar det om att två parter vill utbyta information i form av tex fakturor, orderbekräftelser eller ordersvar.

Är EDI samma sak som e-faktura?

Det stämmer! En faktura som skickas via EDI är samma sak som en e-faktura.
Fördelen med att skicka information via EDI är att formatet kan läsas av direkt av ett system, istället för att du behöver tolka informationen manuellt eller via en tolkningsmotor innan systemet tar emot det.

Det innebär att du sparar både tid och pengar genom att arbeta med EDI för informationsutbyte.

Bland annat drar du nytta av EDI genom att du:

  • Slipper kostnader för kuvert och porto
  • Informationen når dig och din motpart snabbare, vilket också gör att du kan få betalt snabbare på din faktura, eller upptäcka en avvikelse i ett ordersvar på en beställning som du gjort snabbare
  • Färre transporter, vilket både är kostnadseffektivt och miljövänligt


Men är inte en PDF-faktura EDI?

Nej, en PDF innehåller inte samma välstrukturerade information likt en EDI-faktura.
Det är bl.a därför som organisationer inom offentlig verksamhet numera inte accepterar PDF-fakturor, utan hänvisar till att alla fakturor skall skickas som EDI.

Kanske har du hört ordet PEPPOL tidigare?

PEPPOL står för ”Pan-European Public Procurement On-Line” och är ett standardiserat format för att utbyta elektroniska dokument inom och utanför EU:s gränser. PEPPOL är tänkt att förenkla e-handel. Numera är det sedan April 2019 i Sverige ett krav på offentlig sektor att kunna ta emot dokument i format PEPPOL. PEPPOL är öppet för alla och är snart etablerat i hela Europa.


Det här består Peppol av:

  • Gemensamma standarder för olika meddelanden i inköpsprocessen, som prislista, order och faktura.
  • Gemensam elektronisk kommunikation för att överföra meddelanden mellan affärspartnernas lösningar.
  • Gemensamma register som gör det lätt att hitta affärspartners som är anslutna till Peppol och där det framgår på vilket sätt man kan e-handla med dem.
  • Gemensamma regler för samverkan mellan affärspartners och deras respektive operatörer. Reglerna gäller för både servicenivåer och affärsmodeller.
  • En organisation på europeisk nivå med regional förankring som utvecklar, förvaltar och ger stöd i Peppol-relaterade frågor.


Affärspartnernas (köpare och säljare) ansluter sig till Peppol-nätverket med hjälp av så kallade accesspunkter. Accesspunkterna hittar en affärspart i nätverket genom partens unika elektroniska adress, ett så kallat Peppol-ID. Accesspunkterna använder en sökfunktion som heter Service Metadata Locator (SML). Sökningen sker i flera olika register som är utspridda över Peppol-nätverket, dessa register kallas Service Metadata Publishing (SMP).

Fördelar

Fördelar med EDI-fakturering

EDI-fakturering underlättar eventuell felsökning eftersom det blir betydligt enklare att stämma av betalningarna. Därtill slipper du lägga resurser på porto- och utskrifter.

Förutom de fördelar vi redan har nämnt, innebär det ofta dessutom:

  • Stor effektivitet internt

  • Kostnadsbesparing, bland annat portokostnader

  • Lättare att göra felsökningar

  • Kunder och leverantörer får fakturor och verifikationer i det format de önskar
  • Färre transporter vilket är både kostnadseffektivt och miljövänligt

  • Minskning av pappersförbrukning

  • Mindre risk för fel i fakturor, ordrar och orderbekräftelser
  • Mindre administrativt arbete

Hur kommer man igång med EDI-fakturering?

Det som behövs är ett faktureringsprogram som kan skapa E-fakturor, en mottagare som kan ta emot och en mellanhand som förmedlar de elektroniska fakturorna. Vipetech kan som oberoende leverantör hitta den lösningen som passar er bäst. 

Kontakta oss på nedan formulär så berättar vi mer.